Bij een zakelijke verhuizing komt over het algemeen veel meer kijken dan bij een particuliere verhuizing. Het gaat meestal om een veel grotere inboedel en het is nog belangrijker dat alles soepel verloopt. Doet het dat niet, dan kan je dit geld of klanten kosten. En dus leek het ons verstandig eens te kijken naar de zaken waar je aan moet denken als je een zakelijke verhuizing gaat organiseren. Die kunnen uiteraard sterk uiteen lopen, zo zal het ene bedrijf een heftruck huren moeten, terwijl dat voor het andere niet nodig is. Feit is dat je met een zakelijke verhuizing niet toekomt met een aanhanger huren. Waar je wel aan moet denken, lees je hieronder.
Jaarlijks verhuizen zo’n 20.000 tot 30.000 bedrijven naar een nieuw pand en daar komt vaak een hoop tijd en stress bij kijken. Sommige bedrijven kiezen ervoor om de verhuizing zelf uit te voeren met hulp van het personeel, andere bedrijven hebben het liefst zo min mogelijk met de verhuizing van doen en besteden alles uit aan een professioneel bedrijf.
Het is heel belangrijk een bedrijfsverhuizing goed voor te bereiden. Dit doe je door te kijken naar welke inventaris, welke bestemming krijgt. Daarna kunnen dan dozen en grotere items gecodeerd worden in kleuren of codes, bijvoorbeeld per afdeling of verdieping. Zo kunnen de verhuizers precies zien, welke dozen naar welke afdeling moeten worden gebracht. Doe dit aan de hand van een indelingstekening of plattegrond van het nieuwe pand. Met een goede gestructureerde codering van de dozen voorkom je dat alle dozen op dezelfde plek worden afgeleverd en je binnen het nieuwe pand alsnog veel moet gaan sjouwen. Licht ook de werknemers goed in als ze gaan inpakken, zodat zij niet vergeten de codering goed door te voeren!
Voorkom dat je in tijdnood komt met de verhuizing. Zorg dat je liever iets meer tijd neemt voor de bedrijfsverhuizing, dan dat je veel te weinig tijd hebt. Maak gebruik van een professionele verhuisplanner om in te schatten hoeveel tijd er nodig is voor de verhuizing indien dit een groot project blijkt te zijn, wat het meestal is. Daarnaast is het verstandig eerst de meest noodzakelijke inventaris te verhuizen, zodat die zo snel mogelijk weer door kan in het nieuwe pand.
Het is erg fijn wanneer een zakelijke verhuizing tot in de puntjes geregeld is en je geen zorgen hoeft te hebben over spullen en de schaarse tijd. Schakel je een professioneel bedrijf in, dan is het mogelijk dat je doorwerkt tot het laatste moment. De verhuizing wordt van tevoren goed doorgesproken zodat de werkzaamheden zo kort mogelijk stil hoeven te liggen. Andere voordelen van een zakelijke verhuizing:
– Begeleiding en deskundig advies tijdens de verhuizing
– Verhuizers die met zorg met de spullen omgaan
– Professioneel verhuismateriaal
– Een vlotte verhuizing, met minimaal oponthoud van uw werkprocessen
Als laatste hebben we nog een checklist voor je opgesteld:
– Beëindig de huidige huurovereenkomst
– Stel een projectcoördinator in die de verhuizing gaat leiden en overzicht houdt
– Goede afspraken maken met het verhuisbedrijf
– Maak een verhuisdraaiboek
– Inventariseer wat wel en niet mee gaat met de verhuizing
– Maak een tijdsplanning, wanneer pakken we wat in?
– Verhuis per afdeling en niet alles tegelijk
– Welke personeel helpt mee bij de verhuizing?
– Neem met het personeel vooraf een kijkje in het nieuwe pand
– Breng zowel de nieuwe buren als de buren van het oude pand op de hoogte
– Codeer alle verhuisdozen zodat duidelijk is wat waar heen moet en wat erin zit
– Controleer alle inboedel op eventuele schade door de verhuizing
