Iedere ondernemer of werkgever krijgt er vroeg of laat mee te maken: een werknemer die regelmatig ziek is. Af en toe een dagje ziek hoort erbij, maar wat als het steeds terugkomt? Veel kortdurende ziekteperiodes kunnen flink wat frustratie, verstoring in het team en kosten met zich meebrengen. Maar hoe ga je daar op een zorgvuldige én juridisch correcte manier mee om?
In dit artikel lees je wat je rechten en plichten zijn als werkgever, welke stappen je kunt zetten, en hoe je structureel verzuim het beste aanpakt.
Wat is frequent ziekteverzuim?
Frequent ziekteverzuim betekent dat een werknemer zich meerdere keren per jaar voor korte periodes ziekmeldt. Denk aan drie keer of vaker binnen twaalf maanden. Ook als die ziekmeldingen op zich legitiem zijn, kan het structureel worden – en dat vraagt om actie.
Kenmerken van frequent verzuim:
- Meerdere keren per jaar ziekgemeld
- Telkens kortdurend (1 tot 5 dagen)
- Geen sprake van langdurige of chronische ziekte
- Vaak op dezelfde momenten (bijvoorbeeld rond het weekend)
Waarom is het belangrijk om in te grijpen?
Als werkgever heb je niet alleen te maken met de afwezigheid van de werknemer zelf, maar ook met:
- Verlies van productiviteit
- Hogere werkdruk bij collega’s
- Verstoringen in het team
- Kosten voor vervanging of overwerk
- Slechtere sfeer of moraal
Bovendien kan structureel verzuim ook een teken zijn van onderliggende problemen: werkstress, privéproblemen, gebrek aan motivatie of zelfs een verstoorde arbeidsrelatie.
Wat zijn je rechten en plichten als werkgever?
Als werkgever ben je verplicht om ziekteverzuim serieus te nemen, maar je hebt ook het recht om het gesprek aan te gaan.
Wat mag je wel doen:
✅ Een gesprek voeren over het verzuimpatroon
✅ Begeleiding bieden via een bedrijfsarts
✅ Vragen naar belemmeringen op het werk (maar niet naar medische details)
✅ Maatregelen treffen om de belastbaarheid van de werknemer te verbeteren
Wat mag je niet doen:
❌ Zelf medische informatie opvragen of beoordelen
❌ Ziekteverzuim als grond gebruiken voor ontslag zonder zorgvuldig traject
❌ Discriminatie of druk uitoefenen op de werknemer
Een belangrijk principe is: je mag het gedrag bespreken, niet de medische oorzaak.
Stap 1: Ga het gesprek aan (frequent verzuimgesprek)
De eerste stap is een open, eerlijk en niet-veroordelend gesprek. Nodig je werknemer uit voor een zogenaamd frequent verzuimgesprek.
Bespreek in dit gesprek:
- Het verzuimpatroon: wat valt op?
- De impact op het werk en het team
- Of de werknemer weet waardoor het komt
- Wat jullie samen kunnen doen om herhaling te voorkomen
Let op: de toon is hier cruciaal. Je wil geen verwijt maken, maar samen tot een oplossing komen.
Stap 2: Schakel de bedrijfsarts in
Als er signalen zijn dat het verzuim een medische oorzaak heeft, schakel dan de bedrijfsarts in. De bedrijfsarts mag – in tegenstelling tot jij – medische informatie verwerken en beoordelen.
De arts kan:
- Beoordelen of er sprake is van een onderliggende medische oorzaak
- Advies geven over inzetbaarheid
- Helpen bij het opstellen van een plan van aanpak
Werk altijd via de arbodienst of bedrijfsarts, en leg alle stappen goed vast.
Stap 3: Stel samen een plan van aanpak op
Als het verzuim aanhoudt, kun je samen met de werknemer en de bedrijfsarts een plan van aanpak opstellen. Hierin leg je vast:
- Wat de oorzaak is van het verzuim (zover bekend en toegestaan)
- Welke aanpassingen kunnen helpen (bijvoorbeeld werkdruk, werktijden, werkplek)
- Wat de doelen zijn op korte en lange termijn
- Wie welke acties onderneemt
Dit plan helpt om het gesprek gestructureerd te houden én om aan je wettelijke verplichtingen te voldoen.
Stap 4: Onderzoek of werkgerelateerde factoren een rol spelen
Vaak ligt de oorzaak niet puur in de gezondheid van de werknemer, maar spelen ook werkgerelateerde zaken mee:
- Werkdruk of stress
- Onduidelijke verwachtingen
- Slechte sfeer in het team
- Conflicten met collega’s of leidinggevenden
- Geen werkplezier of motivatie
Door deze factoren bespreekbaar te maken, kun je veel ellende voorkomen. Investeer daarom in goed leiderschap, heldere communicatie en een veilige werksfeer.
Stap 5: Kan verzuim leiden tot ontslag?
In uitzonderlijke gevallen kan structureel ziekteverzuim leiden tot beëindiging van het dienstverband. Maar dit mag alleen als je:
- Een zorgvuldig traject hebt doorlopen (frequent verzuimgesprek, plan van aanpak, bedrijfsarts)
- Aantoonbaar hebt geprobeerd om verbetering te bereiken
- Geen andere passende functie kunt aanbieden
- Het verzuim niet het gevolg is van discriminatie of slecht werkgeverschap
Let op: ontslag bij ziekte ligt juridisch zeer gevoelig. Schakel dus altijd een jurist of HR-specialist in voordat je deze stap overweegt.
Hoe voorkom je frequent verzuim in de toekomst?
Preventie is beter dan genezen. Als werkgever kun je veel doen om verzuim te voorkomen of te beperken:
✅ Creëer een gezonde werkomgeving
Zorg voor balans tussen werkdruk en ontspanning, bied ruimte voor herstel, en stimuleer bewegen en gezonde voeding.
✅ Investeer in werkplezier
Tevreden werknemers zijn minder vaak ziek. Bied groeimogelijkheden, geef erkenning, en luister écht naar je mensen.
✅ Train leidinggevenden in verzuimgesprekken
Een goed gesprek kan het verschil maken. Zorg dat leidinggevenden signalen herkennen en weten hoe ze hiermee om moeten gaan.
✅ Gebruik een verzuimprotocol
Een helder verzuimbeleid zorgt voor structuur en duidelijkheid voor iedereen.
Pak frequent verzuim professioneel en menselijk aan
Een werknemer die vaak ziek is, vraagt om aandacht – niet alleen vanwege de kosten, maar vooral omdat het vaak een signaal is van iets diepers. Door het gesprek aan te gaan, goed samen te werken met de bedrijfsarts en een helder plan van aanpak op te stellen, kun je veel ellende voorkomen. En misschien belangrijker nog: je laat zien dat je geeft om je medewerkers én om de continuïteit van je organisatie.
Lees ook: Wat mogen werkgevers wel en niet vragen bij ziekteverzuim & Wat houdt de Wet verbetering poortwachter (Wvp) in?
