Hoewel er steeds meer aandacht is voor het verduurzamen van kantoren en verminderen van onnodige prints, is er soms geen ontkomen aan. In sommige sectoren is een printer nu eenmaal geen luxe, maar noodzaak. Er komen een aantal zaken kijken bij het aanschaffen van een zakelijke printer, dus helpen we je graag op weg. Nadenken over deze drie punten helpt je bij het maken van een weloverwogen keuze en brengt je een stap dichterbij zorgeloos printen op kantoor.
Keuze 1: inkjetprinter of laserprinter?
De eerste keuze draait om het soort printer en de onderliggende techniek. Zonder te veel in detail te treden: de inkjetprinter gebruikt inkt, de laserprinter gebruikt tonerpoeder. Inkt zit in cartridges en moet regelmatig vervangen worden, maar zorgt wel voor de mooiste kleuren en scherpste foto’s. Tonerpoeder zit in toners die over het algemeen lang meegaan en vooral heel efficiënt zijn bij grote volumes. Wil je investeren in afdrukkwaliteit, bijvoorbeeld omdat jouw bedrijf veel te maken heeft met foto’s, flyers en andere afbeeldingen? Dan is een inkjetprinter een betere keuze. Ook wanneer je van plan bent slechts af en toe te printen, is een inkjetprinter voordeliger. Laserprinters en hun toners zijn namelijk een stuk duurder, dus dit is alleen een waardevolle investering als je er echt flinke hoeveelheden mee gaat printen. Zoek je een printer die op hoge snelheid veel zakelijke tekstdocumenten print, vaak voor een hele afdeling of zelfs het hele bedrijf? Een laserprinter is dan je beste optie.
Keuze 2: alleen printen of all-in-one?
Het hoofddoel van je printer is natuurlijk printen, maar als dat apparaat er toch staat, is het voor jouw bedrijf misschien nog handiger als deze multifunctioneel is. Veel printers bestaan tegenwoordig in een all-in-one uitvoering. Dit betekent dat ze niet alleen printen, maar ook kopiëren en scannen. In veel bedrijven komt dat goed van pas: denk maar eens aan het inscannen van een factuur of ondertekend contract. Gebruik je deze functies nooit? Dan bespaar je kantoorruimte én geld door voor een eenvoudiger model te kiezen, dat alleen afdrukt. Deze modellen zijn goedkoper, compacter en ideaal voor kantoren waar toch alleen geprint wordt.
Keuze 3: lage of hoge capaciteit?
Als je zakelijke aankopen doet, is het altijd belangrijk om het kostenplaatje in de gaten te houden. Cartridges vervangen is namelijk niet goedkoop, maar hoe vaak dat moet, hangt volledig af van de capaciteit. Let dus bij aankoop direct goed op de inhoud van de cartridges en voorkom dat je elke maand dure inkt aan het kopen bent. Veel printers bieden de keuze tussen cartridges met hoge of lage capaciteit. Een voorbeeld: print je niet zo veel, dan volstaan lage capaciteit cartridges met zo’n 3 tot 5 milliliter inhoud, zoals bijvoorbeeld de Brother LC3211 cartridges. Druk je wél veel af of verandert je printgedrag in de loop der tijd, dan past in hetzelfde printertype ook een LC3213 cartridge met een hogere capaciteit van 5 tot 9 milliliter. Wel zo handig, want zo kies je zelf welke capaciteit je nodig hebt. Dit geldt overigens niet alleen voor Brother cartridges: ook bij veel andere merken, zoals HP, Epson en Canon, kies je tussen hoge en lage capaciteit. Daarnaast zijn ook toners vrijwel altijd in verschillende capaciteiten beschikbaar.
Maak een weloverwogen keuze
Natuurlijk zijn er nog meer aandachtspunten wanneer je een printer voor op kantoor gaat kopen. Zo zijn er printers met en zonder wifi, A3-printers, printers die alleen zwart-wit printen en printers die juist speciaal voor foto’s ontwikkeld zijn. De bovenste keuzes helpen je echter bij het verkleinen van je zoekgebied, waarna je altijd nog specifieke wensen kunt toevoegen. Voor je het weet, kun je aan de slag met printen!
