Wanneer men als organisatie relevant wil blijven in de 21e eeuw, is het belangrijk goed te luisteren naar de noden van de klant. Echter, deze noden zijn dikwijls veranderlijk op korte termijn en in logge, bureaucratische structuren is het voor de werknemer niet altijd evident om hierop snel te reageren.
Dit gebrek aan autonomie om in te kunnen spelen op veranderingen van buitenaf, wordt vaak als demotiverend ervaren. Gedemotiveerde werknemers zijn funest voor organisaties, maar zij kunnen dit vermeiden door over te schakelen naar een model van zelforganisatie.
Wat is zelforganisatie?
Zelforganisatie is een werkwijze die een antwoord beidt op het gedateerde hiërarchische organisatiemodel. Hierbij stapt men af van het idee dat werknemers sterk gemanaged en gecontroleerd moeten worden en gaat men uit van vertrouwensrelatie tussen manager en werknemer, ook wel coachend leiderschap genoemd.
Deze relatie is gebaseerd op de professionaliteit en kunde van de werknemers. Dit wil zeggen dat de leden van de zelforganiserende teams zelf verantwoordelijk zijn voor hun resultaten. Hierbij bepalen ze dan ook eigenhandig de teamdoelen en het plan van aanpak. De klant staat centraal en ze hebben de ruimte en de bevoegdheden om zelfstandig belangrijke beslissingen te nemen. Deze autonomie zorgt voor meer tevredenheid bij werknemers en blije medewerkers zorgen immers voor blije klanten.
Succesfactoren voor zelforganiserend werken
Het implementeren van zelforganiserend werken is niet altijd een vanzelfsprekendheid. We zetten hier onder de voornaamste succesfactoren op een rij om u hierbij te helpen.
- Heldere kaders
Zelforganisatie wil niet zeggen dat er geen enkele vorm van sturing meer aanwezig is. Er zijn nog wel richtlijnen maar deze worden aangeboden in de vorm van heldere kaders, in plaats van top down management. Deze kaders geven richting en focus aan de teams, zonder dat ze hun eigen autoriteit verliezen. Het opstellen van heldere kaders binnen het zelforganiserend team is cruciaal om chaos te vermeiden. Enkele belangrijke kaders voor zelforganisatie waaraan u kunt denken zijn volgens de Zelforganisatie Fabriek:
- De organisatie heeft een duidelijk hoger doel of purpose
- Onderscheidende kernwaarden
- Helder definiëren van verantwoordelijkheden binnen rollen
- Continue feedback
Een topteam valt of staat met het geven en ontvangen van feedback. Hiermee wordt bedoeld dat mensen zich durven uitspreken naar anderen, maar dat ze ook open moeten staan voor leermogelijkheden. Vertrouwen is van cruciaal belang voor het opbouwen van een feedbackcultuur. Het is altijd interessant om feedback te baseren op mertics, zo kan men teamleden objectief, transparant en liefst opbouwend bijsturen.
- Ruimte creëren voor teams om beslissingen te nemen
Een zelforganisatie kan enkel slagen wanneer heel het team de vrijheid en het vertrouwen krijgt om zelf beslissingen te nemen, zolang deze de organisatie geen schade berokkenen. Deze autonomie zorgt ervoor dat werknemers efficiënter kunnen werken en zo sneller kunnen antwoorden op de behoeften van klanten. Ook moet het management de vrijheid bieden aan het team om fouten te maken, dit is immers een leerproces dat tijdens feedbackmomenten geëvalueerd kan worden.
- Tijd en vertrouwen
Het opzetten van een zelforganisatie gebeurt niet van vandaag op morgen. Het kost tijd en begeleiding om van het team een zelforganiserende eenheid te maken. Het is daarbij uitermate belangrijk dat het team het vertrouwen krijgt van het management en bestuur om het proces tot een goed einde te brengen.
Welke voordelen heeft zelforganiserend werken?
Ten slotte zetten we voor u nog eens alle voordelen van zelforganiserend werken op een rij:
- Meer tevredenheid:
Dit geldt zowel voor de werknemers als de klanten. Werknemers hebben meer autonomie en kunnen zo beter reageren op klantennoden, een win-win situatie langs beide kanten.
- Minder managementlagen:
Doordat alle werknemers binnen het team nu meer verantwoordelijkheden krijgen, zijn er minder managementlagen nodig. Het elimineren van enkele lagen zorgt voor een minder logge structuur en meer beslissingsvrijheid.
- Een efficiëntere organisatie:
Dit is een rechtsreeks effect wanneer men managementlagen gaat reduceren, wat zorgt voor een wendbaardere organisatie.
- Meer innovatie
Meer autonomie biedt meer ruimte voor creativiteit en eigen initiatieven van de werknemers. Doordat ze meer zelfstandigheid hebben kunnen ze ook sneller reageren op veranderingen, wat innovatie in de hand werk.
