We hebben het allemaal wel een keer ergens gehoord of zien staan; “purchase to pay”, maar wat is purchase to pay eigenlijk? Purchase to pay, oftewel P2P is eigenlijk een heel groot onderdeel van ons dagelijkse leven. Letterlijk betekent het van aankoop tot betaling, en daar komt het ook wel op neer.
Purchase to Pay komt neer op een proces dat de facto de volledige cyclus van het kopen van goederen en diensten omvat. Dit begint bij het identificeren van de behoefte aan een product of dienst (dit kan apparatuur, of materiaal zijn) en eindigt bij het betalen hiervoor (meestal middels facturatie). Tussenliggende stappen zijn nog het formeel doen van een aanvraag voor de goederen en diensten (door een Junior inkoper bijvoorbeeld), de purchase order aanmaken, het bevestigen dat de goederen zijn aangekomen en deugdelijk zijn, en het verwerken van de facturatie.
Voordelen van purchase to pay
Purchase to pay heeft een aantal grote voordelen. Het meest voor de hand liggende voordeel is efficiëntie. Met het purchase to pay systeem is het inkoopproces volledig gestroomlijnd, wat zorgt voor minder mensenwerk en (dus) minder fouten. Daarbij zal het proces ook een stuk sneller verlopen.
Een tweede voordeel is de kostenbesparing. Het verwerken van facturen zal een stuk minder tijd en geld kosten bijvoorbeeld. Vooral bij bedrijven waar talloze facturen per dag dienen te worden verwerkt. Daarbij kan een purchase to pay systeem ook voorkomen dat betalingen per ongeluk niet goed worden ingevoerd, en bijvoorbeeld dubbel wordt betaald.
Wat ook belangrijk is, is dat de relatie met leveranciers gebaat is bij een purchase to pay systeem. Het geeft leveranciers bijvoorbeeld transparantie in de keten en het inkoopproces. Dat geeft de leverancier rust en vertrouwen. Daarbij profiteren zij ook vaak een snel, efficiënt en foutloos systeem. Een goede band met een leverancier, is van ontelbare waarde voor een onderneming. Het is immers essentieel dat op een leverancier kan worden gerekend, en een goede band betekent ook een betere onderhandelingspositie.
Ook fijn aan het purchase to pay system is, is dat het ondernemers controle geeft over hun inkoopproces. Dat zorgt ervoor dat zij grip op het proces hebben, en dat bijvoorbeeld minder fraude kan worden gepleegd, of een foutje van een (iets te) junior inkoper snel kan worden ontdekt, en kan worden bijgestuurd.
Kortom, een goed werkend purchase to pay proces is goud waard. Het bespaart geld, ontzorgt en houdt de band met de leveranciers goed.
